Pokličite nas: +386 (0)590 500 30

Pišite nam: info@monotro.si

Upravljanje, arhiviranje in hramba dokumentarnega gradiva v klasični in elektronski obliki

Kdaj:

Cena:

Predavatelji:

trenutno ni razpisanega termina

445 € + DDV

dr. Tatjana Hajtnik, dr. Vladimir Žumer in mag. Janez Kopač

Kdaj: trenutno ni razpisanega termina

Cena: 445 € + DDV

Predavatelji: dr. Tatjana Hajtnik, dr. Vladimir Žumer in mag. Janez Kopač

V 3-dnevni arhivski šoli boste spoznali vse, kar potrebujete vedeti o arhiviranju.

1. modul: Mednarodni standardi in slovenski predpisi o upravljanju, arhiviranju in hrambi dokumentacije ter upravljanje dokumentarnega gradiva
– dr. Vladimir ŽUMER

CILJ

Spoznali boste:
  • osnovno terminologijo s področja upravljanja, arhiviranja in hrambe dokumentacije;
  • mednarodne standarde in slovenske predpise, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo; NOVOSTUredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/2017)
  • kako upravljati z dokumentarnim gradivom v fizični in digitalni obliki.

PROGRAM

I. OSNOVNA TERMINOLOGIJA S PODROČJA UPRAVLJANJA, ARHIVIRANJA IN HRAMBE DOKUMENTACIJE

II. MEDNARODNI STANDARDI IN SLOVENSKI PREDPISI O UPRAVLJANJU IN HRAMBI DOKUMENTACIJE  
      • NOVOST – Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/2017).
      • ISO 15489:2005, Information and documentation – Records management.
      • ISO 23081:2006, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records.
      • ISO 27001 in ISO 27002 – Information security management systems.
      • MoReq – Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, 2008, 2010.
      • Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10 in 101/10).
      • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005).
      • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 in 51/2014)
      • Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ 2.1 (objavljene 10.7. 2013 na spletni strani Arhiva RS) ter predlog novega Pravilnika o ETZ.
      • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000).
      • Sodni red (Uradni list RS, št. 17/95).
      • Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006, sprememba št. 83/2012).
      • Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006).
      • Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 80/2011 in 118/2005).
      • Pravilnik o dokumentaciji v vrtcih (Uradni list RS, št. 61/2012).
      • Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012).
      • Pravilnik o dokumentaciji v glasbeni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012).
      • Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/2012).
III. UPRAVLJANJE (PISARNIŠKO POSLOVANJE) DOKUMENTARNEGA GRADIVA V FIZIČNI IN DIGITALNI OBLIKI
      • Načela in postopki pisarniškega poslovanja.
      • Naloge glavne pisarne oziroma tajništva na področju upravljanja dokumentacije.
      • Sprejemanje in odpiranje pošte (klasične in elektronske), zajemanje vse lastne in izhodne dokumentacije.
      • Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja.
      • Vrste klasifikacijskih načrtov s primeri dobre prakse s področij, s katerih bodo udeleženci šole.
      • Dodeljevanje dokumentacije v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega načrta.
      • Informacijski sistemi za upravljanje dokumentacije.
      • Evidentiranje dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki.
      • Skeniranje dokumentov (zajem in pretvorba papirne v elektronsko digitalno obliko).
      • Pisarniške odredbe.
      • Priprava dokumentov in celostno podobo.
      • Pisanje zapisnikov sej.
      • Odprava pošte.
      • Načinu uporabe informacijske tehnologije pri pisarniškem poslovanju.
IV. DISKUSIJA, VPRAŠANJA IN ODGOVORI

2. modul: Arhiviranje in hramba dokumentarnega in arhivskega gradiva
– mag. Janez KOPAČ

CILJ

Spoznali boste:
  • pomembnost arhivskega gradiva,
  • postopke v procesu odbiranja in izročanju arhivskega gradiva,
  • postopke uničenja dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli minimalni roki hranjenja in nima lastnosti arhivskega gradiva.

PROGRAM
  • Urejenost dokumentarnega gradiva (ureditveni sistemi).
  • Načini hrambe in varovanja dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo.
  • Uporaba dokumentarnega gradiva v stalnih zbirkah – arhivih organizacij.
  • Roki hrambe dokumentarnega gradiva.
  • Arhivsko gradivo kot del dokumentarnega gradiva, arhivsko gradivo kot kulturni spomenik (primarni in sekundarni zgodovinski viri).
  • Določanje arhivskega gradiva (priprava obveznih pisnih navodil za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva).
  • Sodelovanje predstavnikov pravnih oseb pri pripravi obveznih pisnih navodil za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
  • Urejenost dokumentarnega gradiva in kvaliteta odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
  • Uslužbenec javnopravne osebe, ki dela z dokumentarnim gradivom in izvedba postopka odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
  • Popisovanje odbranega arhivskega gradiva (vaja).
  • Primerna tehnična oprema odbranega arhivskega gradiva (predstavitev arhivske škatle in ravnanja z njo).
  • Izročanje in prevzemanje arhivskega gradiva v pristojne arhive (zapisnik o izročitvi in prevzemu, stroški, transport arhivskega gradiva itd.).
  • Uporaba izročenega arhivskega gradiva v arhivih.
  • Uničenje dokumentarnega gradiva, ki nima lastnosti arhivskega gradiva in so mu potekli minimalni roki hranjenja (vaja).
  • Opozorila na možne nepravilnosti, ki se lahko zgodijo v postopkih uničenja nepomembnega dela dokumentarnega gradiva. Zaščita pred takimi nepravilnostmi.
  • Diskusija, vprašanja in odgovori

3. modul: Upravljanje informacijske infrastrukture in varnost pri e-arhiviranju
– doc. dr. Tatjana HAJTNIK

Novosti in spremembe, ki jih je prinesla nova Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/17).

CILJ

Seznanjeni boste:
  • z novo različico Enotnih tehnoloških zahtev za elektronsko hrambo gradiva v digitalni obliki (ETZ 2.1);
  • z določili ZVDAGA glede upravljanja z informacijsko infrastrukturo in varnostjo ter kako jih izpolnjevati;
  • s tehnološkimi in drugimi tveganji, povezanimi z dolgoročnim ohranjanjem dokumentarnega gradiva ter kako jih zmanjševati;
  • z dobrimi praksami na področju zagotavljanja informacijske varnosti;
  • kako vzpostaviti, upravljati in dokumentirati informacijsko varnost;
  • z minimalnimi zahtevami in kako jih izpolnjevati pri upravljanju z informacijsko infrastrukturo;
  • s postopki zajema in pretvorbe gradiva v fizični in digitalni obliki ter hrambo tega gradiva.

PROGRAM

I. INFORMACIJSKA OPREMA IN INFRASTRUKTURA: UPRAVLJANJE IN OPERATIVNO DELOVANJE
      • Kako upravljati informacijsko infrastrukturo, namenjeno e-hrambi (upravljanje sprememb, sinhronizacija sistemskih ur, zagotavljanje zapisov o delovanju in varnostni pregledi,…).
      • Katero opremo in storitve kupiti.
      • Kakšne so zahteve za strojno in programsko opremo za zajem in e-hrambo.
      • Kateri nosilci in oblike zapisov so primerni za dolgoročno hrambo.
II. INFORMACIJSKA VARNOST
      • Kateri so ključni elementi zagotavljanja informacijske varnosti, kot jih predpisujejo tudi aktualni predpisi (ZVDAGA).
      • Katere standarde in dobre prakse je priporočljivo pri tem uporabiti.
      • Organiziranje informacijske varnosti vključno z dokumentiranostjo.
      • Priprava krovne informacijske varnosti in področnih politik ter potrebnih zapisov o izvajanju.
      • Popis, razvrstitev in upravljanje informacijskih virov.
      • Fizično in tehnično varovanje prostorov, opreme in gradiva.
      • Upravljanje dostopov do informacijskega sistema in gradiva.
      • Upravljanje varnostnih dogodkov.
      • Zagotavljanje in upravljanje z revizijskimi sledmi.
      • Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja.
      • Naročanje storitev pri zunanjem izvajalcu.
      • Primeri (organiziranja dokumentacije, varnostnih politik), vprašanja in odgovori.
III. ZAJEM, PRETVORBA IN HRAMBA GRADIVA V DIGITALNI OBLIKI
      • Zajem in pretvorba gradiva v fizični obliki.
      • Zajem, pretvorba in hramba gradiva v digitalni obliki.
IV. DISKUSIJA, VPRAŠANJA IN ODGOVORI

Dr. Vladimir Žumer, arhivski svetnik.

Mag. Janez Kopač, nekdanji arhivski svetnik v enoti arhiva za Gorenjsko Kranj, Zgodovinskega arhiva Ljubljana.

Doc. dr. Tatjana Hajtnik, strokovnjakinja s področja e-arhiviranja.

Šola je namenjena:

  • arhivarjem,
  • dokumentalistom,
  • informatikom,
  • tajnicam,
  • poslovnim sekretarkam,


Vsem, ki delajo z dokumentarnim gradivom oziroma dokumentacijo ne glede na to ali so zaposleni v javnem ali zasebnem sektorju oziroma v organih javne uprave, gospodarskih družbah, podjetjih, zavodih, zbornicah, političnih strankah, društvih in drugih.

Kdaj

Trenutno ni razpisanega termina.
Cena

Celotna kotizacija za 3-dnevno arhivsko šolo znaša 445 € + DDV. V primeru, da se nam pridružite na:
  • enem modulu; kotizacija znaša 198 € + DDV,
  • dveh modulih; kotizacija znaša 355 € + DDV.
Kotizacija vključuje:
  • predavanja,
  • strokovno gradivo,
  • zgoščenko,
  • potrdilo o udeležbi,
  • prigrizke in napitke med odmorom.

Popusti
  • 10% popust vam priznamo, če ste se že udeležili naših izobraževanj,
  • 20% popust vam priznamo, za vsakega drugega in naslednje udeležence s strani istega naročnika.

Maja Habjan, vodja projektov

Tel.: +386(0)590 500 30
Faks: +386(0)590 500 31
E-pošta: maja.habjan@monotro.si