V 3-dnevni arhivski šoli boste spoznali vse, kar potrebujete vedeti o arhiviranju.

• osnovno terminologijo s področja upravljanja, arhiviranja in hrambe dokumentacije;
• mednarodne standarde in slovenske predpise, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo; NOVOST – Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/2017)
• kako upravljati z dokumentarnim gradivom v fizični in digitalni obliki.

• • • NOVOST – Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 42/2017).
    • ISO 15489:2005, Information and documentation – Records management.
    • ISO 23081:2006, Information and documentation – Records management processes – Metadata for records.
    • ISO 27001 in ISO 27002 – Information security management systems.
    • MoReq – Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, 2008, 2010.
    • Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 122/07, 31/08, 35/09, 58/10 in 101/10).
    • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005).
    • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Uradni list RS, št. 30/2006, 24/2014 in 51/2014)
    • Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ 2.1 (objavljene 10.7. 2013 na spletni strani Arhiva RS) ter predlog novega Pravilnika o ETZ.
    • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000).
    • Sodni red (Uradni list RS, št. 17/95).
    • Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006, sprememba št. 83/2012).
    • Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006).
    • Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 80/2011 in 118/2005).
    • Pravilnik o dokumentaciji v vrtcih (Uradni list RS, št. 61/2012).
    • Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012).
    • Pravilnik o dokumentaciji v glasbeni šoli (Uradni list RS, št. 61/2012).
    • Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 59/2012).

• • • Načela in postopki pisarniškega poslovanja.
    • Naloge glavne pisarne oziroma tajništva na področju upravljanja dokumentacije.
    • Sprejemanje in odpiranje pošte (klasične in elektronske), zajemanje vse lastne in izhodne dokumentacije.
    • Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja.
    • Vrste klasifikacijskih načrtov s primeri dobre prakse s področij, s katerih bodo udeleženci šole.
    • Dodeljevanje dokumentacije v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega načrta.
    • Informacijski sistemi za upravljanje dokumentacije.
    • Evidentiranje dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki.
    • Skeniranje dokumentov (zajem in pretvorba papirne v elektronsko digitalno obliko).
    • Pisarniške odredbe.
    • Priprava dokumentov in celostno podobo.
    • Pisanje zapisnikov sej.
    • Odprava pošte.
    • Načinu uporabe informacijske tehnologije pri pisarniškem poslovanju.

• pomembnost arhivskega gradiva,
• postopke v procesu odbiranja in izročanju arhivskega gradiva,
• postopke uničenja dokumentarnega gradiva, ki so mu potekli minimalni roki hranjenja in nima lastnosti arhivskega gradiva.

• Urejenost dokumentarnega gradiva (ureditveni sistemi).
• Načini hrambe in varovanja dokumentarnega gradiva pred poškodbami, uničenjem in izgubo.
• Uporaba dokumentarnega gradiva v stalnih zbirkah – arhivih organizacij.
• Roki hrambe dokumentarnega gradiva.
• Arhivsko gradivo kot del dokumentarnega gradiva, arhivsko gradivo kot kulturni spomenik (primarni in sekundarni zgodovinski viri).
• Določanje arhivskega gradiva (priprava obveznih pisnih navodil za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva).
• Sodelovanje predstavnikov pravnih oseb pri pripravi obveznih pisnih navodil za odbiranje arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
• Urejenost dokumentarnega gradiva in kvaliteta odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
• Uslužbenec javnopravne osebe, ki dela z dokumentarnim gradivom in izvedba postopka odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva.
• Popisovanje odbranega arhivskega gradiva (vaja).
• Primerna tehnična oprema odbranega arhivskega gradiva (predstavitev arhivske škatle in ravnanja z njo).
• Izročanje in prevzemanje arhivskega gradiva v pristojne arhive (zapisnik o izročitvi in prevzemu, stroški, transport arhivskega gradiva itd.).
• Uporaba izročenega arhivskega gradiva v arhivih.
• Uničenje dokumentarnega gradiva, ki nima lastnosti arhivskega gradiva in so mu potekli minimalni roki hranjenja (vaja).
• Opozorila na možne nepravilnosti, ki se lahko zgodijo v postopkih uničenja nepomembnega dela dokumentarnega gradiva. Zaščita pred takimi nepravilnostmi.
• Diskusija, vprašanja in odgovori

• z novo različico Enotnih tehnoloških zahtev za elektronsko hrambo gradiva v digitalni obliki (ETZ 2.1);
• z določili ZVDAGA glede upravljanja z informacijsko infrastrukturo in varnostjo ter kako jih izpolnjevati;
• s tehnološkimi in drugimi tveganji, povezanimi z dolgoročnim ohranjanjem dokumentarnega gradiva ter kako jih zmanjševati;
• z dobrimi praksami na področju zagotavljanja informacijske varnosti;
• kako vzpostaviti, upravljati in dokumentirati informacijsko varnost;
• z minimalnimi zahtevami in kako jih izpolnjevati pri upravljanju z informacijsko infrastrukturo;
• s postopki zajema in pretvorbe gradiva v fizični in digitalni obliki ter hrambo tega gradiva.

• • • Kako upravljati informacijsko infrastrukturo, namenjeno e-hrambi (upravljanje sprememb, sinhronizacija sistemskih ur, zagotavljanje zapisov o delovanju in varnostni pregledi,…).
    • Katero opremo in storitve kupiti.
    • Kakšne so zahteve za strojno in programsko opremo za zajem in e-hrambo.
    • Kateri nosilci in oblike zapisov so primerni za dolgoročno hrambo.

• • • Kateri so ključni elementi zagotavljanja informacijske varnosti, kot jih predpisujejo tudi aktualni predpisi (ZVDAGA).
    • Katere standarde in dobre prakse je priporočljivo pri tem uporabiti.
    • Organiziranje informacijske varnosti vključno z dokumentiranostjo.
    • Priprava krovne informacijske varnosti in področnih politik ter potrebnih zapisov o izvajanju.
    • Popis, razvrstitev in upravljanje informacijskih virov.
    • Fizično in tehnično varovanje prostorov, opreme in gradiva.
    • Upravljanje dostopov do informacijskega sistema in gradiva.
    • Upravljanje varnostnih dogodkov.
    • Zagotavljanje in upravljanje z revizijskimi sledmi.
    • Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja.
    • Naročanje storitev pri zunanjem izvajalcu.
    • Primeri (organiziranja dokumentacije, varnostnih politik), vprašanja in odgovori.

• • • Zajem in pretvorba gradiva v fizični obliki.
    • Zajem, pretvorba in hramba gradiva v digitalni obliki.

Dr. Vladimir Žumer, arhivski svetnik.

Mag. Janez Kopač, nekdanji arhivski svetnik v enoti arhiva za Gorenjsko Kranj, Zgodovinskega arhiva Ljubljana.

Doc. dr. Tatjana Hajtnik, strokovnjakinja s področja e-arhiviranja.

Šola je namenjena:

• arhivarjem,
• dokumentalistom,
• informatikom,
• tajnicam,
• poslovnim sekretarkam,
• …

Vsem, ki delajo z dokumentarnim gradivom oziroma dokumentacijo ne glede na to ali so zaposleni v javnem ali zasebnem sektorju oziroma v organih javne uprave, gospodarskih družbah, podjetjih, zavodih, zbornicah, političnih strankah, društvih in drugih.

• enem modulu; kotizacija znaša 198 € + DDV,
• dveh modulih; kotizacija znaša 355 € + DDV.

• predavanja,
• strokovno gradivo,
• zgoščenko,
• potrdilo o udeležbi,
• prigrizke in napitke med odmorom.

• 10% popust vam priznamo, če ste se že udeležili naših izobraževanj,
• 20% popust vam priznamo, za vsakega drugega in naslednje udeležence s strani istega naročnika.

Maja Habjan, vodja projektov

Tel.: +386(0)590 500 30
Faks: +386(0)590 500 31
E-pošta: maja.habjan@monotro.si